HR Analytics: Cálculo de costes de rotación. ¿Cómo reducirlos?

Estoy seguro de que uno de los parámetros que manejáis en vuestras compañías es el nivel de rotación, deseada y no deseada. Pero, muchas veces no cuantificamos el impacto que esto tiene en términos de resultados y efectividad. ¿Os habéis parado a hacer el cálculo del coste que esa cifra de rotación supone para la organización? Tal vez, si todos cuantificáramos en términos monetarios esta rotación, pondríamos más foco en mejorar la experiencia de empleado buscando reducir esta rotación y sobre todo seguiríamos enfocando el servicio de personas como un aporte en términos de negocio.

El grado de segmentación.

Cuando empezamos a trabajar con cualquier dato o KPI, la pregunta que nos surge es el grado de segmentación que debemos y queremos darle. Podemos trabajar a nivel de medias, lo que nos dará una primera cifra, pero el “valor real” del dato vendrá cuando seamos capaz de darle capilaridad a la medición. En nuestro caso, no será lo mismo el coste medio de rotación, que el coste de rotación de un directivo o de un nivel bajo de la organización. Además si incluimos otras variables de segmentación como localización, años en la organización, departamento,… podemos sacar otras conclusiones y acciones.

Para simplificar los cálculos en este post, trabajaremos con valores medios.

Los factores de la operación de Coste de Rotación.

Así, podemos determinar como primera operación que, el Coste de Rotación anual de la compañía es el número de empleados que han dejado la organización multiplicado por el coste medio de rotación:

Krot =Kmedio de rotación X nº de empleados

A partir de aquí, debemos de empezar a determinar los factores que componen el Coste Medio de rotación. Para nosotros, este coste está conformado por 4 grandes sumandos: Coste de captación, el Coste de oportunidad, el Coste de landing y el Coste oculto.

Kmedio de rotación = Kmedio captación + Kmedio de landing + Kmedio de oportunidad + Kmedio oculto.

A continuación, daremos una serie de pautas, que os permitirán calcular o al menos aproximar cada uno de estos factores:

• Cote medio de captación (Kmedio captación): En este factor introducimos todos los costes anuales que se ejecutan bajo el epígrafe de captación y los dividimos por el número de personas que captamos al año. Sin ser exhaustivo algunos de estos costes son: Servicios de captación, publicidad, personal dedicado a la captación, soportes digitales orientados a tal efecto, … En caso de que queramos hacer una mayor segmentación este coste se complica.

• Cote medio de landing (Kmedio de landing): En este factor introducimos todos los costes anuales en que incurrimos bajo el epígrafe de landing y los dividimos por el número de personas que captamos al año. Sin ser exhaustivo algunos de estos costes son: Welcome pack, Capacitación, reuniones de inducción, Servicios externos, personal dedicado al landing y long landing, … En caso de que queramos hacer una mayor segmentación este coste se complica.

• Cote medio oculto (Kmedio oculto): En este factor introducimos otra serie de costes difíciles de medir pero que sin duda afectan a la organización. Bajo este factor incluimos sin ser exhaustivo algunos de los costes siguientes: Costes de no calidad derivados de la pérdida de know how, la falta de conocimiento del cliente o del proyecto.

Kmedio de oportunidad =  Imedio por recurso  X Tmedio de incorporación efectiva

Imedio por recurso : El ingreso medio es la media de facturación que la organización hace por los recursos, medida en hora o días.

Tmedio de incorporación efectiva: Es el tiempo que tardamos en incorporar un nuevo recurso en la organización. Esto es el tiempo desde que una persona sale de facturación/producción hasta que su vacante vuelve a ser productiva/facturable.

• Cote medio de oportunidad (Kmedio de oportunidad): En este factor introducimos el ingreso medio que la compañía deja de facturar o de producir (según el tipo de organización) durante el tiempo que la posición no está ocupada. Por ejemplo en el caso de una compañía de externalización:

Lo cierto es que el cálculo exhaustivo de todos estos factores nos exige definir otras variables y KPIs previos, y esto lo hace complejo. No obstante, podemos inclinarnos por hacer una primera aproximación y al menos tener una idea o valor mínimo de coste. En función de esto, podemos determinar si tiene sentido incurrir en costes y tiempos para sacar una medición ajustada.

Ejemplo: Costes de rotación compañía de desarrollo tecnológico.

Supongamos una compañía de 500 empleados, con una rotación anual no deseada del 10%. Esto supondría captar 50 nuevos empleados, sin aumentar capacidad productiva.

El coste de rotación por empleado podría calcularse del siguiente modo:

Datos calculados:

–        Kmedio captación = 3.000 euros (aprox. 10% del salario)

–        Kmedio de oportunidad = 6.900 euros (aprox. 1,5 meses a razón de 4.600 euros de ingreso mesual)

–        Kmedio de landing = 1.000 euros (Formación, horas)

–        Kmedio oculto = 0 euros (para ser el escenario más favorable)

Kmedio de rotación =10.900 euros/empleado

Krot = 10.900 X 50 =545.000 euros/año

Esta cantidad va directamente a la cuenta de resultados. Ahora bajo estas estimaciones haced vuestras propias variaciones. Si la compañía tiene 2.000 empleados el coste es de 2 millones de euros y si la rotación es de un 15% el coste es de 3 millones. Es importante recordar que este coste es recurrente, año a año, y que estamos trabajando con un escenario de mínimos, ya que no hemos incluido costes ocultos.

Es cierto que lo que hemos introducido es una estimación y que cada organización tiene unos parámetros diferente, pero seguro que nos ayuda a hacernos una idea de lo que supone este coste.

¿Cómo lo reduzco mi Coste de Rotación?

Si ya has calculado tus costes, la primera pregunta que deberíamos hacernos antes del “cómo”, sería el “cuanto” queremos y podemos reducirlo. Asumiendo que toda organización tiene una tasa mínima de rotación (rotación estructural), dependiendo del mercado laboral en el que opere, parece que debería ser un objetivo del cualquier área de gestión de personas.

Para reducir el número de empleados que rotan, deberíamos analizar y optimizar la experiencia de empleado. Entendemos que las organizaciones son distintas, y por lo tanto no todas las soluciones son válidas para todas las organizaciones, o al menos no deben de ser iguales en intensidad y prioridad. Así que, el primer paso debería ser entender nuestra organización y preparar un plan adaptado a nuestras necesidades (ver encuesta experiencia de empleado).

Para reducir los costes de rotación, deberíamos revisitar los procesos y costes involucrados (captación, onboarding, landing, formación, rescate) no solo para reducir los costes sino principalmente para hacerlos más eficientes, ya que ahí tenemos el principal coste (o no ingreso).

CONCLUSIONES

El coste de rotación existe en todas las organizaciones, pero es diferente en cada una. No obstante, suele ser un coste importante.

Para poder realizar un buen análisis de este coste debemos tener un gran número de factores y mediciones en cuenta. Es un proceso complejo, pero necesario.

Una optimización de los procesos involucrados y una optimización de la experiencia de empleado, nos pueden ayudar a reducir sustancialmente este coste y por tanto a contribuir al resultado de la organización.

Si tienes dudas, preguntas o quieres comentar alguna cosa, no dudes en contactarnos o bien hacer tus comentarios, serán bienvenidos.

¡¡Mucha suerte!! Y anímate a utilizarlo, te aseguro que rentabilizaras cualquier trabajo que hagas en esta línea.

Espero que os haya sido útil.