A la hora de elaborar un informe de analítica de RRHH es necesario tener en cuenta varios aspectos relacionados con el “Cómo” y el “Cuándo”.
¿Cómo elaboramos los informes?: Informes automatizados o manuales
Muchas organizaciones todavía trabajan con informes de datos ad-hoc. Por ejemplo, cuando un gerente o director quiere saber algún dato concreto sobre la fuerza laboral de la organización, le pide a Recursos Humanos que les envíe un informe con dicha información. Una vez recibida la solicitud es probable que el responsable de datos del departamento de recursos humanos trabaje varias horas en producir el informe. Posiblemente en unas semanas le solicitarán la misma información actualizada para revisar si las iniciativas ejecutadas han tenido algún efecto sobre las variables analizadas en el informe por lo que, de nuevo, habrá que dedicar más horas a actualizar la información.
Los informes manuales suelen ser, por tanto, reactivos (basados en solicitud) e ineficientes por el volumen de horas (coste) dedicados a su elaboración. Los informes de recursos humanos deben desplegarse de forma proactiva, respondiendo a una problemática concreta, y, por lo tanto, deben automatizarse.
¿Cuándo actualizamos los informes?: Informes estáticos o tableros
En línea con el punto anterior, todavía existen organizaciones que trabajan con informes estáticos e, incluso, presentados en papel. Este tipo de informes no son necesariamente malos, especialmente, si la información y los datos no son propensos a cambios.
Por otro lado, es más probable que un usuario vea un correo electrónico que contiene un informe que una actualización poco frecuente en un tablero de recursos humanos. Esto es debido, según recientes estudios, a que las personas no usan paneles que no agreguen valor constantemente, es decir, una actualización continua y en tiempo real.
Sin embargo, los paneles de Recursos Humanos ofrecen la posibilidad de profundizar en distintas dimensiones que los informes estáticos no permiten. Por ejemplo, la rotación puede ser una métrica interesante y figurará en el informe de RRHH, pero ¿qué parte de esa rotación es rotación no deseada? ¿Está rotando talento y personal de alto desempeño? ¿En qué grupos demográficos se concentra la mayor rotación?. Estas y otras preguntas probablemente no puedan contestarse en un informe estático si antes no se ha preparado pero sí tendrán respuesta en un panel o tablero interactiva con capacidad de profundizar en los datos, filtrar y desglosar a medida. Así mismo el sistema de paneles permite dar accesos a grupos de usuarios sobre distintas vistas o desgloses según sus necesidades y nivel dentro de la estructura corporativa.
Finalmente, existen tableros que ofrecen desgloses simples y tableros más avanzados con capacidad predictiva basada en algoritmos de aprendizaje automático. Este tipo de paneles avanzados proporcionan información no solo de la rotación sino qué empleados tienen la mayor probabilidad de renunciar a su puesto en los siguientes meses. Esta información sí tiene un gran valor estratégico ya que permite activar las herramientas necesarias para gestionar el problema adecuadamente.